10 Dicas para aumentar a sua concentração!

 

No atual ambiente de trabalho moderno, às vezes, torna-se difícil estarmos concentrados.

O fluxo de solicitações que nos chega através do e-mail, notificações dos nossos dispositivos constantemente conectados, interrupções de colegas com quem trabalhamos em equipa ou em processos transversais, tudo contribui para momentos de distração.

Abaixo encontrará 10 boas práticas para recuperar a concentração ou melhorar esta característica.

1 – Defina um Objetivo Concreto

Uma das razões pelas quais somos tão facilmente alvo de distrações, deve-se ao facto do nosso cérebro não traçar uma rota. Avançar no projeto de redesenhar um processo de negócio, não significa necessariamente que estamos a conseguir liderar as nossas ações. Pelo contrário, analisar as disfunções e a perda de eficiência dos processos de negócios é sem dúvida um objetivo concreto. Mas ainda não é suficiente. Qual o resultado final? Um documento de dez páginas? Uma lista de causas de disfunção ou perda de eficiência? Um mapa mental com diferentes casos? Depende exclusivamente de nós, desde que o nosso cérebro possa fazer uma representação pictórica.

Esta imagem mental atua como um íman ligado ao nosso cérebro. Como não diferencia entre a realidade e a ficção, pode imaginar que o objetivo é alcançável. Melhor ainda, o cérebro reconhece que o objetivo é alcançável. A partir daí, todos os esforços são efetuados para atingir esse objetivo e ignorar possíveis distrações que podem desviar dessa rota.

Contudo, o objetivo tem de ser realista, caso contrário, pode surgir um desencorajamento ao longo do caminho. Daí a importância de calibrar os nossos objetivos concretos para que estes sejam realizáveis numa sequência de trabalho de cerca de uma hora e meia. É possível subdividi-los em objetivos secundários, cada um com um timing de entrega concreto, mesmo que seja apenas um mapa mental com algumas ideias iniciais – o que é muito útil para impregnar o nosso cérebro com um assunto.

Alcançar os nossos objetivos concretos aumenta a nossa motivação em mantermo-nos focados. O sentimento de orgulho e prazer funciona.

2 – Realize uma tarefa de cada vez

Escusado será dizer que, lidar com vários assuntos ao mesmo tempo é contraproducente. Todas as vezes que passamos de um assunto para outro, o nosso cérebro tem que mudar o contexto, lembrar-se do propósito, encontrar os dados. Mesmo que este seja muito rápido, nunca irá proceder tão rápido como se estivesse focado num único o que lhe permite fazer ligações mais facilmente.

Mas fazer uma coisa de cada vez vai muito para além disto. Trata-se de solicitar ao nosso cérebro a realização de um tipo de função de cada vez. No exemplo acima, podemos dividir o nosso trabalho em duas fases: selecione os casos de disfunção e analise, das suas causas. Vamos ter em conta outro exemplo muito comum: acabamos de escrever um e-mail delicado e estratégico. É mais eficiente voltar a analisá-lo tendo em conta o objetivo principal (a sua estrutura lógica, clareza, a maneira como os nossos interlocutores podem vir a interpretá-lo) e depois faça uma segunda revisão focada na ortografia.

3 – Trabalhe de forma contínua

No início da década de 1950, a professora sueca Sune Carlson cronometrou a eficácia de vários gestores durante vários meses. Ela mediu a frequência de interrupções de uma sequência de trabalho – em média a cada 20 minutos, o que nos faz sorrir nos dias de hoje! Acima de tudo, conseguiu perceber o impacto negativo das interrupções no tempo necessário para concluir uma tarefa.

Na verdade, uma interrupção custa mais do que a duração da interrupção em si. Imagine: estamos concentrados num assunto quando um colega vem ter connosco durante dez minutos. “Ok, pensamos, 10 minutos não são nada …” Exceto que, muitas vezes, esses dez minutos transformam-se em quinze ou vinte. No final da conversa, aproveitamos essa interrupção para tomar um café … e conhecer alguns colegas. O tempo continua a passar. Quando regressamos, abrimos a nossa caixa de email para saber se perdemos informações importantes. Verificamos que não e ficamos contentes por isso. Mas aproveitamos para poder analisar algum e-mail mais urgente. Decidimos respondê-lo imediatamente, caso contrário, vai afetar a nossa concentração. Quando finalmente regressamos ao nosso assunto, precisamos de um tempo de aquecimento para voltar e encontrar a nossa produtividade ideal – mas até lá pensamentos ditos “parasitas” vieram poluir a nossa concentração…

É por isto que, acedermos ao e-mail pela manhã funciona como um “atentado” à nossa concentração. Em primeiro lugar, porque reduz o momento de potencial concentração – demorar 15 minutos para responder alguns e-mails é reduzir o nosso momento de concentração de 15 a 20%! Mas especialmente porque a caixa de email contém, potencialmente, causas de preocupação, aborrecimento, raiva, medo que vão contribuir para poluir as toxinas cerebrais e alterar a concentração.

Se as suas chefias exigem que veja os e-mails que chegaram desde a noite anterior, reflicta, pelo menos, sobre as suas preocupações num post-it™ que irá analisar posteriormente ao seu momento de concentração e, por isso, poderá continuar com o seu ritual de iniciação sem colocar em causa os seus níveis de concentração.

4 – Proteja-se de solicitações externas

Após a dica anterior, este truque parece óbvio. O verdadeiro desafio é alcançá-lo. Algumas boas práticas dependem apenas de nós como, por exemplo, colocar o nosso telefone a ir para o voice-mail, fechar a nossa caixa de e-mail ou deixar uma mensagem out of office nos principais momentos de concentração. A fim de evitar que sejamos perturbados pelo colega ansioso, o ideal é colocar uma mensagem de ausência reconfortante, indicando a que horas voltaremos a estar disponíveis.

Às vezes, teremos que dizer “não” com bondade. Ou, pelo menos, adiar o compromisso para um momento que nos seja mais conveniente. A este respeito, a fórmula “Sim, às 14h” é muito eficaz. Ela tranquiliza o nosso interlocutor sobre a nossa disponibilidade durante o dia, protegendo a concentração do momento.

A utilização de auscultadores com música é estimulante para os nossos neurónios e também pode isolar conversas de nossos colegas e a tentação de participarmos na mesma.

Finalmente, se alguns dos seus colegas estiver a perturbar a sua concentração com muita frequência, diga-lhes, fazendo referência sobre a sua necessidade. Num open space, também podemos concordar com um ritmo comum de sequências ou trocas de silêncio.

5 – Respeite a cronobiologia

Muitas vezes, confundimos a nossa eficácia crono biológica com a nossa eficácia social. A eficácia social é aquela que nos leva a trabalhar durante a hora de almoço com uma sandes ou à noite depois dos nossos colegas se terem ido embora. Finalmente, estamos quietos! Finalmente, o e-mail e o telefone estão quietos!

No entanto, seríamos ainda mais eficazes se isolássemos o stress externo durante os nossos picos de eficácia fisiológicos. E, especialmente durante o momento da manhã, aquele que nos garante ter ao mesmo tempo ideias claras, um excelente nível de criatividade e uma ótima concentração. No meio da tarde, encontramos novamente a nossa capacidade de análise e nossa criatividade, mas a nossa taxa de concentração é muito inferior ao período da manhã. Por outras palavras, precisamos de dar momentos de foco mais curtos, especialmente se estivermos a trabalhar sozinhos.

Obviamente, uma noite de sono de qualidade ou uma sesta no início da tarde irá promover uma maior concentração durante os nossos picos de eficiência crono biológica.

6 – Aproveite as primeiras horas da manhã… sem e-mail!
Portanto, desfrutamos de um estado de graça propício à concentração pela manhã. O nosso cérebro está fresco e preparado para pensar. Durante a noite, eliminou as toxinas produzidas no dia anterior. Está pronto para se concentrar no primeiro tema que surgir. Ao mesmo tempo, esse pico de eficiência não é eterno. Dura no máximo 2 a 3 horas para as pessoas mais treinadas, mas na maioria das vezes não excede as 1h30, quando não é menos.

7 – Prepare o seu cérebro no dia anterior

Uma ótima maneira de aumentar a sua concentração pela manhã, passa por preparar o seu cérebro no dia anterior. O princípio remete-nos aos nossos anos escolares, quando preparávamos a mochila na noite anterior para sair a horas na manhã seguinte.

O motivo refere-se à preparação do nosso cérebro, para que este trabalhe num outro assunto no dia seguinte, assente em pequenas ações realizadas num curto espaço de tempo e que exige uma carga mental muito baixa. Uma forma ideal para terminar um dia que tenha sido bastante ocupado e cansativo, é fazer uma atividade de elevado valor e que seja facilmente alcançável! Essas atividades são de três tipos:

Organize os itens que irá necessitar. Por exemplo, coleccione os arquivos úteis na mesma pasta, guarde os e-mails necessários (isso irá poupar tempo de manhã quando abrir o e-mail!) Ou copie e cole as informações úteis num rascunho, prepare o modelo de um documento, entre outras tarefas.
Deixe a sua mesa com espaço e arrumada, remova da sua visão objectos que podem distrair.
Finalmente, organize (ou reorganize) o objectivo concreto da sequência de concentração do dia seguinte.
O compartimento pela importância e relevância de como devemos gerir o nosso foco e atenção é duplo. Por um lado, permite que o nosso cérebro, mergulhe no assunto. Durante a noite, fará ligações interessantes que nos irão tornar ainda mais criativos. Pronto para começar, vai contribuir para resistir à tentação de ir ver os e-mails. Por outro lado, aumenta o tempo da sequência de trabalho matinal de dez a vinte minutos para realizar tarefas essenciais, mas que não exigem análise, criatividade ou concentração.

8 – Ter um Ritual Introdutório

Um ritual é uma série de movimentos que, na sua grande maioria, possuem uma vertente espiritual. E é disso mesmo que se trata. Preparar a nossa mente para ser eficaz e focar-se no assunto. Tudo o que fizemos antes ajuda, é claro. Mas quando começarmos, talvez tenhamos vontade de procrastinar, demorar alguns minutos antes de começarmos o nosso dia a dia e abrir a caixa pandora de e-mails. É péssimo, quando pensamos sobre os nossos picos de concentração.

O ritual torna possível, quando condicionamos o nosso cérebro à maneira do cão de Pavlov: “quando esses movimentos forem realizados, tu irás começar”. Não importa quais são os movimentos. Cabe-nos a todos encontrar aqueles que são melhores para nós – desde que sejam rápidos de forma a que não interfiram com a duração da sequência do foco. Aqui estão alguns exemplos:

Tome um chá ou café. Assim que o copo estiver na mesa, começa!
Faça uma massagem facial. Ideal para recuperar a energia antes do pico da tarde.
Pratique a respiração abdominal concentrando-se nos seus pensamentos, sobre o ar que entra e deixa nos pulmões.
Pense como irá alcançar o seu objetivo, a sequência, as etapas, os estados intermédios do nosso trabalho.
Cronometrar a sequência de concentração ou a subsequência da execução de algo intermediário.
9 – Aumentar a duração dos momentos de concentração

A nossa capacidade de concentração tem dois critérios: a densidade de concentração, isto é, a nossa resistência à distração quando decidimos estar focados num determinado assunto e o tempo máximo que conseguimos permanecer focados.

Já no que se refere à duração. Com treino, podemos desenvolvê-la. Basta medirmos a duração máxima da concentração atual e, posteriormente, desafiarmo-nos a aumentá-la gradualmente, em 5 ou 10 minutos. Assim, uma capacidade de concentração de, inicialmente, 20 minutos passa a 25 minutos, depois 30, depois 40 ou 45 minutos. Milagre! Duplicamos a nossa concentração! E pode continuar a fazê-lo. A média é de cerca de uma hora e meia, e os grandes empreendedores conseguem estar concentrados até duas horas ou mais.

10 – Treinar para aumentar o tempo de concentração enquanto se diverte
Agora vamos exercitar a nossa densidade de concentração, isto é, a nossa capacidade de nos concentrarmos numa coisa. Atividades como yoga, sofrologia e mindfulness podem desenvolver, consideravelmente, a concentração. No entanto, existem exercícios divertidos e que são facilmente adaptados ao quotidiano que contribuem positivamente para aumentar a capacidade de concentração.

Contemplar um objeto durante um minuto. A forma, a sua textura, as suas cores … Quando os pensamentos surgem, deixe-os ir e voltarem ao nosso objecto. Podemos, obviamente, trocar de objetos todos os dias!
Concentrarmo-nos na nossa respiração durante 10 períodos de inspiração-expiração. O princípio é o mesmo, deixamos ir os pensamentos parasitários e regressarmos à nossa respiração, ao ar que circula.
A memorização de um momento, por exemplo no autocarro ou no metro: observe as pessoas, os detalhes dos rostos, das roupas. Então feche os olhos e tente reproduzir a mesma imagem na sua cabeça. Abra os olhos e compare a imagem que concebeu com a realidade. Se esse exercício se tornar muito difícil, pode fazer isto num ambiente idêntico ao do início.

 

in “Pascale Bélorgey”

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Jorge Gonçalves e Sílvia Sirgado
Lean Data Consulting

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